Intelligentere Signaturen für Antworten, Weiterleitungen und Aliase in v4.32.0

2026-10-08

Ihre erste Antwort an einen potenziellen Kunden ist häufig eine der wichtigsten E-Mails, die Sie versenden. Outlook behandelt sie jedoch genauso wie die zwanzigste Nachricht in einer langen Konversation und fügt dieselbe Antwortsignatur ein.

Dasselbe Problem tritt auf, wenn eine E-Mail an einen neuen Empfänger weitergeleitet wird. Outlook erkennt eine Weiterleitung, für den Empfänger kann sie jedoch der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen sein.

Der Nachrichtentyp ist nicht der einzige Kontext, der berücksichtigt werden muss. Viele Microsoft-365-Postfächer versenden außerdem E-Mails über Aliase oder sekundäre SMTP-Adressen, die unterschiedliche Marken, juristische Personen, Regionen oder Unternehmensfunktionen repräsentieren. In solchen Fällen kann die ausgewählte Absenderadresse eine andere Signatur erfordern.

Version 4.32.0 führt neue Optionen ein, mit denen das Outlook-Add-in Signaturen anhand zweier wichtiger Kriterien auswählen kann:

• Die Rolle der Nachricht innerhalb einer Konversation
• Die vom Benutzer ausgewählte Absenderadresse

Die neue Funktionalität steht im Outlook-Add-in zur Verfügung, das Bestandteil des Benefactor-Circle-Add-ons ist.

Tipp: CustomRulesCode.js enthält jetzt außerdem neuen Beispielcode für eine verwandte Option: Keine Signatur für E-Mails an sich selbst

🔗Ab sofort verfügbar

Version 4.32.0 der folgenden Komponenten ist ab sofort verfügbar:

• Set-OutlookSignatures
• Das Benefactor-Circle-Add-on
• Das Outlook-Add-in

Neue Benutzer können mithilfe der Schnellstartanleitung sofort loslegen.

Bestehende Benutzer können auf set-outlooksignatures.com/download die neueste Version herunterladen und das vollständige Änderungsprotokoll unter einsehen.

🔗Wenn Antworten und Weiterleitungen eigentlich neue Konversationen sind

Die meisten Organisationen verwenden:

• Eine ausführliche Signatur für neue E-Mails
• Eine kürzere Signatur für laufende Konversationen

Outlook wählt normalerweise zwischen diesen Signaturen aus, je nachdem, ob der Benutzer auf Neue E-Mail, Antworten oder Weiterleiten geklickt hat.

Geschäftliche Kommunikation ist jedoch selten so einfach: Eine erste Antwort auf eine Website-Anfrage, eine Kundenanfrage, eine Lieferantenfrage, eine Bewerbung oder eine Vorstellung durch einen Geschäftspartner ist häufig der Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung und nicht die Fortsetzung einer bestehenden Konversation.

Ebenso kann eine weitergeleitete Nachricht technisch als Weiterleitung eingestuft sein, obwohl sie die erste Kommunikation zwischen Absender und Empfänger darstellt.

Version 4.32.0 führt zwei optionale Einstellungen für das Outlook-Add-in ein, um diese Situationen abzudecken:

• TREAT_FIRST_REPLY_AS_NEW_MAIL
• TREAT_FORWARD_AS_NEW_MAIL

Beide Einstellungen sind standardmäßig deaktiviert. Dadurch bleibt das normale Verhalten von Outlook erhalten, sofern eine Organisation die Optionen nicht ausdrücklich aktiviert.

🔗Die erste Antwort als neue Nachricht behandeln

Wenn TREAT_FIRST_REPLY_AS_NEW_MAIL aktiviert ist, verwendet das Outlook-Add-in die Standardsignatur für neue Nachrichten, sobald der aktuelle Absender seine erste eigene Antwort innerhalb eines Konversationszweigs verfasst.

Für nachfolgende Antworten wird weiterhin die normale Antwortsignatur verwendet.

Stellen Sie sich einen potenziellen Kunden vor, der eine Anfrage per E-Mail einreicht. Der Vertriebsmitarbeiter klickt auf Antworten, doch für den Interessenten ist dies die erste E-Mail, die er von der Organisation erhält.

Eine ausführliche Signatur für neue Nachrichten kann sicherstellen, dass diese erste Antwort Folgendes enthält:

• Vollständige Kontaktinformationen
• Unternehmensbranding
• Relevante Kampagneninhalte
• Links zur Terminbuchung oder Terminplanung
• Rechtliche oder regulatorisch vorgeschriebene Informationen

Dasselbe Prinzip gilt für Kundensupport, Recruiting, Lieferantenkommunikation und andere Situationen, in denen der erste Kontakt des Empfängers mit einer Antwort beginnt.

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🔗Weiterleitungen als neue Nachrichten behandeln

Wenn TREAT_FORWARD_AS_NEW_MAIL aktiviert ist, erhalten weitergeleitete E-Mails die Standardsignatur für neue Nachrichten anstelle der normalen Signatur für Antworten und Weiterleitungen. `

Beispielsweise kann ein Supportmitarbeiter ein Kundenproblem an einen externen Dienstleister weiterleiten. Obwohl Outlook die Nachricht als Weiterleitung einstuft, kann es das erste Mal sein, dass der externe Empfänger mit dem Mitarbeiter oder der Organisation kommuniziert.

In dieser Situation ist eine vollständige Signatur häufig besser geeignet als eine verkürzte Signatur, die für eine laufende Konversation vorgesehen ist.

Dasselbe gilt, wenn Mitarbeiter Informationen an Lieferanten, Geschäftspartner, externe Berater oder Rechtsberater weiterleiten.

Keine der beiden Funktionen erfordert eine Änderung der gewohnten Arbeitsweise. Benutzer klicken weiterhin wie gewohnt auf Antworten und Weiterleiten. Das Outlook-Add-in erhält lediglich zusätzlichen Kontext, um die am besten geeignete Signatur auszuwählen.

Organisationen, die CUSTOM_RULES_CODE verwenden, können über die neue Eigenschaft itemIsFirstBranchReply auf diesen Konversationskontext zugreifen. Benutzerdefinierte Regeln können über die neue Eigenschaft addInConfig außerdem auf die effektive Konfiguration des Outlook-Add-ins zugreifen.

Konfigurationsdetails und Voraussetzungen für beide Einstellungen finden Sie in .\run_before_deployment.ps1.

🔗Die richtige Standardsignatur für Aliase und sekundäre Adressen

Viele Postfächer verfügen über mehr als eine Absenderadresse.

Ein Benutzer kann eine primäre Adresse für die alltägliche Kommunikation und zusätzliche Adressen für folgende Zwecke haben:

• Eine andere Marke oder Tochtergesellschaft
• Eine separate juristische Person
• Eine regionale Organisation
• Eine Kampagne oder kundenorientierte Identität
• Eine frühere Unternehmensdomain
• Eine spezialisierte Unternehmensfunktion

Die Signatur sollte zu der Adresse passen, von der die Nachricht gesendet wird.

Outlook kann Standardsignaturen auf Postfachebene zuweisen, kann jedoch nicht nativ jeder Absenderadresse desselben Postfachs eine eigene Standardsignatur zuordnen. Dadurch kann eine Nachricht unter einer bestimmten Identität versendet werden, während sie das Branding, die Kontaktdaten oder rechtlichen Informationen einer anderen Identität enthält.

Version 4.32.0 ergänzt für dieses Szenario zwei INI-Tags mit niedriger Priorität:

• defaultNewLowPrio
• defaultReplyFwdLowPrio

Ein Tag mit niedriger Priorität legt eine Standardsignatur nur dann fest, wenn diese Standardeinstellung nicht bereits durch ein reguläres Tag belegt ist.

Die regulären Tags bleiben unverändert:

• defaultNew
• defaultReplyFwd

Dank dieser Unterscheidung kann die primäre Signatur des Postfachs weiterhin die normale Outlook-Standardsignatur bleiben, während das Outlook-Add-in eine spezifischere Signatur auswählt, wenn der Benutzer über einen Alias oder eine sekundäre SMTP-Adresse sendet.

Betrachten wir ein Postfach mit den folgenden Adressen:

• Primäre Adresse: primary@example.com
• Sekundäre Adresse: secondary@example.com

Die primäre Signatur bleibt die reguläre Standardsignatur des Postfachs. Die sekundäre Signatur wird als Standard mit niedriger Priorität gekennzeichnet und secondary@example.com zugeordnet.

[primary.docx]
defaultNew
defaultReplyFwd

[secondary.docx]
secondary@example.com
defaultNewLowPrio
defaultReplyFwdLowPrio

Outlook erkennt beide Signaturen und verwendet weiterhin die primäre Signatur als reguläre Standardsignatur.

Wenn das Outlook-Add-in erkennt, dass der Benutzer über secondary@example.com sendet, kann es automatisch die sekundäre Signatur auswählen.

Damit wird in beiden Situationen das passende Ergebnis erzielt:

• Nachrichten von primary@example.com verwenden die primäre Signatur.
• Nachrichten von secondary@example.com verwenden die sekundäre Signatur.

Wenn keine Signatur speziell für einen Alias oder eine sekundäre SMTP-Adresse konfiguriert wurde, greift das Add-in jetzt auf die primäre SMTP-Adresse zurück. Organisationen können adressspezifische Signaturen daher schrittweise einführen, ohne zu riskieren, dass Nachrichten von anderen Aliasadressen keine geeignete Signatur erhalten.

Die Tags mit niedriger Priorität sind besonders nützlich, wenn Adressen verschiedene Marken, juristische Personen oder regionale Identitäten repräsentieren. Sie tragen dazu bei, dass die sichtbare Absenderadresse und die eingefügte Signatur übereinstimmen, ohne die bestehenden Outlook-Standardeinstellungen des Postfachs zu ersetzen.

Eine ausführliche Erläuterung des zugrunde liegenden Anwendungsfalls finden Sie unter SMTP-Alias-Signaturen in Outlook.

🔗Weitere Verbesserungen in v4.32.0

Version 4.32.0 enthält außerdem Verbesserungen bei Darstellung, Barrierefreiheit, Unternehmenskompatibilität, Leistung und Zuverlässigkeit.

• Einheitlichere HTML-Darstellung: Generierte HTML-Signaturen enthalten jetzt für jeden Absatz explizite Werte für margin-top, margin-bottom und line-height. Dies verbessert die einheitliche Darstellung von Abständen in verschiedenen E-Mail-Clients.
• Verbesserte Barrierefreiheit: Alt- und Title-Attribute von Bildern werden, wo sinnvoll, synchronisiert. Tooltips übergeordneter Links und dekorative Bilder werden dabei berücksichtigt.
• Bessere Unterstützung für Exchange-Ressourcengesamtstrukturen: Verknüpfte Postfächer und ihre Hostingumgebungen werden früher erkannt. Dadurch kann eine Microsoft-Graph-Verbindung erzwungen werden, wenn ein verknüpftes Postfach in Exchange Online gehostet wird.
• Schnelleres Kopieren von Abhängigkeiten: Beim Kopieren von Abhängigkeiten über SMB-/CIFS-Netzwerkfreigaben wird die Anzahl der Netzwerkanfragen jetzt minimiert. Zusätzlich werden native C#- und .NET-Aufrufe verwendet und geeignete Vorgänge parallel ausgeführt.
• Zuverlässigere Auflösung von Ländernamen: Das PowerShell-Modul ResolveCountry vereinfacht die Verarbeitung von Ländernamen, reduziert die Abhängigkeit von CLDR-Metadaten, die durch .NET und das Betriebssystem bereitgestellt werden, und ergänzt Fuzzy Search. Verbesserungen am Outlook-Add-in: Der Aufgabenbereich enthält jetzt eine Schaltfläche zum Aktualisieren. Bilder funktionieren beim Einfügen von Signaturen in Termine in Outlook im Web mit Exchange Online. Außerdem wurde eine mögliche Endlosschleife bei der Protokollierung mit aktiviertem DEBUG verhindert.
• Korrektur im Benefactor-Circle-Add-on: SimulateUser wird vor dem Vergleich in einen User Principal Name konvertiert. Dadurch werden Uploads servergespeicherter Signaturen in SimulateAndDeploy korrigiert, wenn SimulateUser nicht mit dem UPN des simulierten Benutzers übereinstimmt. Vielen Dank an Hunter Harris.
• Wartung: Beispielvorlagen, default replacement variables.ps1, die Schnellstartanleitung und mehrere Abhängigkeiten wurden aktualisiert oder überarbeitet.

🔗Kleine Einstellungen, große Wirkung

Die neuen Einstellungen für den Konversationskontext und die Standardsignaturen mit niedriger Priorität behandeln unterschiedliche Aspekte derselben Herausforderung: Die technische Einstufung durch Outlook entspricht nicht immer dem geschäftlichen Kontext einer Nachricht.

Eine Antwort kann eine erste Vorstellung sein. Eine Weiterleitung kann den Beginn einer neuen externen Konversation darstellen. Ein Alias kann eine andere Marke oder juristische Person repräsentieren.

Version 4.32.0 gibt Organisationen mehr Kontrolle über alle drei Situationen, während Benutzer weiterhin wie gewohnt in Outlook arbeiten können.

Das Ergebnis ist eine Signaturauswahl, die genauer berücksichtigt:

• Wer die Nachricht sendet
• Welche Identität dafür verwendet wird
• Wer die Nachricht empfängt
• An welcher Stelle der Konversation sich die Nachricht befindet

Organisationen können diese Funktionen mit den umfangreichen Optionen kombinieren, die in der Dokumentation zu den Konfigurationsparametern beschrieben sind.

Einen umfassenderen Überblick bieten:

• Das Outlook Add-in
• Das Benefactor Circle Add-on
• SMTP-Alias-Signaturem in Outlook

🔗v4.32.0 herunterladen

Version 4.32.0 umfasst eine intelligentere Signaturauswahl, eine verbesserte Behandlung von Aliasadressen, eine einheitlichere HTML-Darstellung, Optimierungen bei der Barrierefreiheit, Verbesserungen der Unternehmenskompatibilität sowie Zuverlässigkeitskorrekturen für Set-OutlookSignatures, das Benefactor-Circle-Add-on und das Outlook-Add-in.

Laden Sie die neueste Version herunter und lesen Sie die vollständigen Versionshinweise unter set-outlooksignatures.com/download.

🔗Set-OutlookSignatures centralizes email signatures and out-of-office replies across every Outlook platform

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