Das Benefactor Circle Add-On

Nachhaltiger Mehrwert für Ihr Unternehmen

Das Benefactor Circle Add-On von ExplicIT Consulting erweitert das kostenlose Set-OutlookSignatures um großartige zusätzliche Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.

Zusätzliche Funktionen

Priorisierter Support

Kostenlose Versions-Upgrades und Archiv

➔ Testlizenz oder Angebot anfordern

Demo

Wir zeigen Ihnen, was Set-OutlookSignatures, das Benefactor Circle Add-On und das inkludierte Outlook Add-In für Sie tun können - interaktiv und mit Fokus auf Ihre konkreten Anforderungen.

Erleben Sie live:

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

 

Wenn Sie zuerst mehr über die Grundlagen sehen möchten und einen bodenständigen Zugang zu schätzen wissen, finden Sie in unserem Demo-Video einen kompakten Überblick über die wichtigsten Funktionen von Set-OutlookSignatures – anhand eines realen Beispiels, direkt, praxisnah und ohne viel Inszenierung.
Sie werden sehen: Unser Fokus liegt auf der Funktionalität und Qualität unserer Software, wir sind weder Marketing-Profis noch schauspielerisch besonders talentiert.

Finanzielle Vorteile

Für die Berechnung des Business Case stellen sich drei zentrale Fragen:

• Wie hoch sind die Kosten durch nicht konforme Signaturen und Abwesenheitsnotizen – sei es durch Reputationsverlust oder Bußgelder wegen Nichteinhaltung von Vorschriften?
• Welchen Mehrwert bietet die Nutzung von E-Mails als zusätzlicher Marketingkanal?
• Kostet die neue Software weniger als der Aufwand, den wir den Nutzern ersparen?

Während sich die ersten beiden Fragen nur schwer und sehr individuell beziffern lassen, ist die dritte einfacher zu beantworten. Nehmen wir an, dass eine durchschnittliche Arbeitskraft aus Sicht des Arbeitgebers 60.000 € pro Jahr kostet (inkl. Steuern, Sozialabgaben etc.) bei 1.800 Arbeitsstunden. Das ergibt 0,55 € pro Arbeitsminute.

Weitere relevante Parameter:

• Wie oft im Jahr ändern sich signaturrelevante Parameter (Corporate Design, Jobtitel, Logos, Marketing-Banner etc.)?
• Wie viele Minuten benötigt ein Nutzer, um eine Signatur korrekt zu aktualisieren (inkl. Lesen der Anleitung)?
• Wie viele Signaturen muss ein Nutzer typischerweise aktuell halten (intern/extern, Sprache, Tonalität, Signaturen für gemeinsame Postfächer)?
• Auf wie vielen Clients muss ein Nutzer die Signatur aktualisieren?

Formel und Beispielrechnung:

KostenProMinute * AnzahlÄnderungen * MinutenProÄnderung * AnzahlSignaturen * AnzahlGeräte = Kosten pro Benutzer und Jahr

2 Änderungen pro Jahr, 3 Minuten pro Signatur, 2 Signaturen, 1 Client: 0.55 * 2 * 3 * 2 * 1 = 6,60

Pro Benutzer und Jahr betragen die Kosten 6,60 € für manuellen Aufwand gegenüber 3,00 € für eine zentral verwaltete Lösung mit Set-OutlookSignatures und dem Benefactor Circle Add-On.

Diese Rechnung berücksichtigt noch nicht:

• Den manuellen Aufwand für Signaturen in gemeinsam genutzten Postfächern
• Den Aufwand für die Verwaltung von Abwesenheitsnotizen
• Reputationsverluste durch veraltete oder fehlerhafte manuelle Einträge
• Imageschäden durch Nichteinhaltung von CI/CD-Richtlinien
• Bußgelder wegen Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Den Mehrwert eines zusätzlichen Marketingkanals

Set-OutlookSignatures amortisiert sich sofort und hilft Ihnen sogar, mehr Umsatz zu generieren.

Kauf, Verlängerung und Änderung von Lizenzen

Preis und allgemeine Informationen

Der Preis beträgt derzeit 3,00 € netto pro Postfach und Jahr, was 0,25 € netto pro Postfach und Monat entspricht.

Wir gestalten die Lizenzkosten so fair wie möglich. Fair bedeutet:

• Kleine Unternehmen zahlen denselben niedrigen Preis wie große Konzerne.
• Keine Wartungs- oder Supportverträge, die als „kostenlos“ beworben werden, aber tatsächlich im Jahrespreis versteckt sind und selten im vollen Umfang genutzt werden.
  Bei uns zahlen Sie nur für den Support, den Sie tatsächlich benötigen – dank der umfangreichen Dokumentation ist dieser meist gar nicht erforderlich.
  Unser All-Inclusive-Support-Versprechen: Wenn Ihre Support-Anfrage auf einen Fehler in der aktuellen Version von Set-OutlookSignatures, dem Benefactor Circle Add-On, seiner Dokumentation oder den mitgelieferten Komponenten zurückzuführen ist, ist der Support kostenlos - ohne Ausnahme. Für alle anderen Fragen erhalten Sie den gleichen erstklassigen Support zu einem fairen Preis.
• Keine zusätzliche Infrastruktur, die von Dritten betrieben wird und unabhängig von der Nutzung Kosten verursacht.
  Keine Schnittstellen, die Ihre Daten regelmäßig an externe Rechenzentren übertragen, um Signaturen aufzubereiten, und an die jede E-Mail zur Signaturanwendung weitergeleitet werden muss.
  Alles läuft auf Ihren bestehenden Systemen, denen Sie bereits vertrauen und die Sie selbst verwalten – innerhalb Ihrer eigenen Sicherheitsgrenzen.
• Keine künstlich überhöhten Preise, die dann durch Verhandlungen "reduziert" werden.

Es gibt keine Mindestanzahl an Postfächern, nur einen Mindestbetrag von 210,00 € netto pro Rechnung.

Jedes Postfach in Ihrer Umgebung, für das Sie ein exklusives Benefactor Circle-Feature nutzen möchten, benötigt eine Lizenz - auch shared mailboxes.

Es spielt keine Rolle, wie viele Benutzer auf ein Postfach zugreifen. Wenn Sie nur für ein einzelnes Postfach Signaturen bereitstellen möchten, das von 50 Personen genutzt wird, benötigen Sie nur eine Lizenz.

Die Postfächer müssen nicht namentlich benannt werden. Es reicht, wenn Sie mindestens eine Active Directory- oder Entra ID-Gruppe definieren, die die Postfächer enthält, sowie die maximale Anzahl rekursiver Mitglieder pro Gruppe.

Es ist unerheblich, wie viele Signaturen Sie haben oder wie oft Sie diese ändern.

Lizenzen sind im Voraus zahlbar und gelten ein Jahr ab Zahlungseingang. Es gibt keine automatische Verlängerung oder Abo-Verpflichtung.

Solange eine Lizenz gültig ist, sind kostenlose Versions-Upgrades und priorisierte Supportanfragen enthalten.

Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Preise so niedrig und stabil wie möglich zu halten – mit dem Ziel, sie nur an die Inflation anzupassen. Preise können sich daher ändern. Da Sie im Voraus zahlen, entstehen keine nachträglichen Kosten.

Wenn Sie während einer laufenden Lizenzperiode weitere Postfächer hinzufügen möchten, zahlen Sie nur den aktuellen Preis anteilig für die verbleibenden Monate der Lizenzlaufzeit.

Testversion

Sie möchten vielleicht mit einer 14-tägigen Testlizenz starten.

Das Benefactor Circle Add-On erweitert den Funktionsumfang der kostenlosen und quelloffenen Kernversion von Set-OutlookSignatures. Bitte stellen Sie daher sicher, dass die Kernversion korrekt funktioniert, bevor Sie eine Testlizenz anfordern.
Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung der kostenlosen Kernversion benötigen, lesen Sie die Kurzanleitung in der Readme-Datei, öffnen Sie ein Issue auf GitHub oder kontaktieren Sie uns direkt – wir helfen Ihnen im Rahmen unseres kostenpflichtigen Supports gerne bei der Einführung von Set-OutlookSignatures in Ihrer Umgebung.

Sobald die Open-Source-Kernversion läuft, ist es Zeit für den nächsten Schritt:

➔ 14-Tage-Testlizenz anfordern

Zum Verwenden der Lizenzdatei fügen Sie einfach zwei Parameter beim Aufruf von Set-OutlookSignatures.ps1 hinzu:

• '-BenefactorCircleLicenseFile' mit dem Pfad zu Ihrer individuellen Lizenzdatei
• '-BenefactorCircleId' mit Ihrer Benefactor Circle-ID

Testlizenzen können nicht verlängert oder erneut ausgestellt werden.
Sie sind auf 14 Tage Laufzeit und maximal 20 Postfächer beschränkt.
Die Testphase beginnt mit der Erstellung und Übermittlung der Lizenzdatei, nicht mit Ihrer ersten Nutzung (das ist technisch nicht möglich, da unsere Software keine Telemetriedaten überträgt).

Wir empfehlen dringend, die Testphase erst zu starten, wenn die kostenlose Kernversion erfolgreich implementiert wurde. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einen Testplan haben und Zeit für die Durchführung reserviert ist.

Bestellprozess für Lizenzen

➔ Lizenzangebot anfordern

Sie erhalten in Kürze ein Angebot. Sobald alle Details geklärt sind, erhalten Sie eine Rechnung und können den Zahlungsprozess starten.

Nach Eingang des vollständigen Rechnungsbetrags erhalten Sie eine E-Mail mit Anweisungen zum sicheren Herunterladen Ihrer individuellen Lizenzdatei.

Zum Verwenden der Lizenzdatei fügen Sie einfach zwei Parameter beim Aufruf von Set-OutlookSignatures.ps1 hinzu:

• '-BenefactorCircleLicenseFile' mit dem Pfad zu Ihrer individuellen Lizenzdatei
• '-BenefactorCircleId' mit Ihrer Benefactor Circle-ID

Verlängerung oder Verkürzung einer Lizenzlaufzeit

Eine Lizenzlaufzeit kann nicht verlängert werden.
Lizenzen sind ein Jahr lang gültig, beginnend mit dem Datum des vollständigen Zahlungseingangs, und verlängern sich nicht automatisch.

Wenn Sie Set-OutlookSignatures weiterhin mit den Vorteilen des Benefactor Circle nutzen möchten, geben Sie einfach eine neue Bestellung auf, um eine neue Lizenzdatei zu erhalten.

Sie werden rechtzeitig im Voraus darüber informiert, dass Ihre Lizenz demnächst abläuft.

Reduzierung der lizenzierten Postfächer

Die Gesamtanzahl der lizenzierten Postfächer kann während einer laufenden Lizenzperiode nicht reduziert werden, da die Lizenzgebühren im Voraus für ein Jahr ab dem Datum des Zahlungseingangs entrichtet werden.

Verschieben lizenzierter Postfächer zwischen Lizenzgruppen

Das Verschieben von Lizenzen bedeutet, dass sich die Gesamtanzahl der lizenzierten Postfächer nicht ändert, sondern lediglich deren Verteilung auf verschiedene Lizenzgruppen. Dies kann beispielsweise im Rahmen von Konsolidierungen in Active Directory erforderlich sein.

Ein einmaliger Wechsel von Postfächern zwischen Lizenzgruppen ist pro Lizenzperiode möglich.

Wenn weitere Verschiebungen notwendig sind, müssen zusätzliche Lizenzen vorübergehend erworben werden. Die Gesamtanzahl der Lizenzen kann dann zu Beginn der nächsten Lizenzperiode wieder reduziert werden.

Erhöhung der Anzahl lizenzierter Postfächer

Wenn während einer laufenden Lizenzperiode zusätzliche Postfächer lizenziert werden, werden nur die zusätzlichen Lizenzen berechnet: Anteilig für die verbleibende Laufzeit, aufgerundet auf volle Monate.

Der Preis für neue Lizenzen entspricht dem Listenpreis zum Zeitpunkt der Bestellung.

Die Zahlung verlängert nicht die Lizenzlaufzeit, sondern erhöht lediglich die Anzahl der lizenzierten Postfächer innerhalb der bestehenden Laufzeit.

Funktionsweise von Lizenzgruppen

Jede Benefactor Circle-Lizenz ist an eine oder mehrere Active Directory- oder Entra ID-Gruppen gebunden, sogenannte Lizenzgruppen.

Zur maximalen Datensicherheit und einfachen Verwaltung ist die Lizenz nicht an bestimmte Postfächer („Named Users“) gebunden, sondern nur an eine Gruppe mit einer definierten maximalen Mitgliederanzahl.

Für die meisten Umgebungen reicht eine einzige Lizenzgruppe aus.
In On-Premises- oder hybriden Umgebungen mit mehreren Active Directory-Domänen kann für jede AD-DNS-Domäne eine eigene Lizenzgruppe definiert werden, jeweils mit einer separaten maximalen Mitgliederanzahl.
Wenn Sie mehrere Entra-ID-Tenants haben, können Sie pro Tenant eine Entra-ID-Gruppe definieren.

Eine Lizenzgruppe besteht aus drei Komponenten:

• Dem DNS-Domänennamen der lokalen Active Directory-Domäne. Für cloud-only-Gruppen verwenden Sie 'EntraID_<TenantID>' oder 'EntraID_<TenantDNSDomain>'.
• Der SID (Security Identifier) oder der Entra ID Object ID der Lizenzgruppe.
• Der maximalen Anzahl an Postfächern, die für diese Gruppe lizenziert sind.

Wo sollte die Lizenzgruppe erstellt werden?

• Bei Verwendung von '-GraphOnly true' erstellen Sie die Gruppe in Entra ID. Die Lizenzgruppe lautet dann 'EntraID_<TenantDNSDomain>, <Object ID Ihrer Lizenzgruppe>, <AnzahlLizenzen>'
  Alternativ kann auch eine lokale AD-Gruppe verwendet werden, sofern sie mit Entra ID synchronisiert ist: '<AD-DNS-Domäne>, <SID der Lizenzgruppe>, <SID der Lizenzgruppe>'
• In hybriden Umgebungen ohne '-GraphOnly true' erstellen Sie die Gruppe in Ihrem lokalen AD und synchronisieren Sie sie mit Entra ID. Die Lizenzgruppe lautet dann '<AD-DNS-Domäne>, <SID der Lizenzgruppe>, <AnzahlLizenzen>'
  Alternativ kann auch eine Entra ID-Gruppe verwendet werden ('EntraID_<TenantDNSDomain>, <Object ID>, <SID der Lizenzgruppe>'), was funktional '-GraphOnly true' entspricht.
• In reinen On-Premises-Umgebungen sind nur lokale AD-Gruppen zulässig: '<AD-DNS-Domäne>, <SID>, <AnzahlLizenzen>'
  Bei späterem Wechsel in eine hybride Umgebung ist keine Anpassung nötig, solange die Gruppen synchronisiert werden.

Lizenzprüfung bei Nutzung eines exklusiven Benefactor Circle-Features:

1. Bestimmen der passenden Lizenzgruppe
   1. AD-DNS-Domäne aus distinguishedName oder dnsDomainName des Postfachs extrahieren.
   2. Es wird die erste Lizenzgruppe verwendet, die mit diesem AD DNS-Domänennamen verbunden ist.
      Wenn keine Lizenzgruppe für diese AD DNS-Domäne definiert ist und das Postfach in Exchange Online ist, wird die erste Entra ID-Lizenzgruppe verwendet, die mit dem Tenant des Postfachs verbunden ist.
      Wenn schließlich keine passende Lizenzgruppe definiert ist, wird die erste Lizenzgruppe in der Liste verwendet.
2. Lizenzgruppe über Graph- oder AD-Abfrage finden.
3. Prüfen, ob die Anzahl direkter und indirekter (rekursiver) Mitglieder ≤ der lizenzierten Anzahl ist.
4. Prüfen, ob das aktuelle Postfach Mitglied der Lizenzgruppe ist.

Wenn einer dieser Schritte fehlschlägt, gilt das Postfach als nicht lizenziert und Benefactor Circle-Funktionen können nicht verwendet werden.

Der Benutzer, der Set-OutlookSignatures ausführt, muss in der Lage sein, alle direkten und indirekten Mitglieder aller Lizenzgruppen aufzulösen, insbesondere über AD-Vertrauensstellungen hinweg.

Primäre Gruppenmitgliedschaften (z. B. „Domain Users“) werden nicht berücksichtigt, da sie über AD/Entra ID nicht zuverlässig abgefragt werden können.

Dynamische Gruppen werden nur bei Entra ID-Abfragen unterstützt, nicht bei AD-Abfragen.

Es kann nur eine reine Entra ID-Gruppe pro Tenant verwendet werden, und diese muss die Standardlizenzgruppe sein.

Die Standardlizenzgruppe ist die erste Gruppe in der Liste. Sie wird verwendet, wenn kein spezifischerer Eintrag für ein Postfach existiert.

Wenn eine Verbindung zu Microsoft Graph verfügbar ist, wird diese zur Prüfung der Gruppenmitgliedschaft verwendet. Eine Graph-Verbindung ist verpflichtend, wenn die Standardlizenzgruppe eine Entra ID-Gruppe ist.

Lizenz- und Softwareversion

Lizenz- und Softwareversionen sind untrennbar miteinander verbunden. Jede neue Version von Set-OutlookSignatures bringt auch eine neue Lizenzversion mit sich, und umgekehrt.

Die Verwendung unterschiedlicher Versionen von Software und Lizenzdatei wird nicht unterstützt, da dies zu unerwartetem Verhalten führen kann. Wenn ein Versionskonflikt erkannt wird, wird eine Warnmeldung im Log protokolliert.

Hilfe und Support

Set-OutlookSignatures und das Benefactor Circle Add-On sind sehr gut dokumentiert, was unweigerlich eine Menge Inhalt mit sich bringt.

Besuchen Sie unser Hilfe- und Supportcenter, um mehr zu erfahren:

• Detaillierter Funktionsumfang und Vergleich mit Mitbewerbern
• Anforderungen und Konfigurationsmöglichkeiten
• Best practices und FAQ
• Wie Sie erstklassigen Support erhalten

➔ Hilfe- und Support-Center