Warum wird Out of Office mit OOF abgekürzt und nicht mit OOO?

2026-11-11

Warum sagen wir OOF statt OOO? Blicken wir zurück in die 1980er Jahre. Damals war Microsoft Xenix das führende Unix-Betriebssystem. Ja, wirklich. Microsoft betrieb sein internes E-Mail-System unter Xenix. Dort stand "OOF" für "Out of Facility" und bezeichnete den Status einer Person, die nicht verfügbar war.

Später änderte sich die Bezeichnung von "Out of Facility" zu "Out of Office", die etablierte Abkürzung blieb jedoch erhalten. Deshalb sagen wir auch heute noch OOF, obwohl OOO eigentlich logischer erscheinen würde.

🔗Wie "Out of Office" heute verwendet wird

Heute kann OOF sowohl eine abwesende Person als auch die von ihr eingerichtete automatische Antwort bezeichnen. Jemand könnte beispielsweise sagen: "Ich bin morgen OOF", oder einen Kollegen bitten, vor dem Urlaub "ein OOF einzurichten".

Eine Abwesenheitsnotiz ist häufig die erste Antwort, die ein Absender erhält, wenn die kontaktierte Person nicht verfügbar ist. Eine gute Abwesenheitsnotiz sollte sofort die wichtigsten Fragen beantworten:

• Wann sind Sie wieder erreichbar?
• Werden Sie während Ihrer Abwesenheit E-Mails lesen oder beantworten?
• An wen kann man sich wenden, wenn das Anliegen keinen Aufschub duldet?
• Wurde die Nachricht weitergeleitet, oder muss der Absender selbst aktiv werden?

Eine klare Abwesenheitsnotiz schafft realistische Erwartungen, verhindert unnötige Nachfragen und trägt dazu bei, dass die Arbeit auch während Ihrer Abwesenheit weitergehen kann.

🔗Beispiele für professionelle Abwesenheitsnotizen

Welche Abwesenheitsnotiz am besten geeignet ist, hängt davon ab, ob Sie Ihren Posteingang während Ihrer Abwesenheit prüfen und ob jemand anderes Ihre Aufgaben übernehmen kann. Wählen Sie das Beispiel, das Ihrer tatsächlichen Erreichbarkeit entspricht.

🔗Einfach und klar

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro und werde am [Datum] zurückkehren. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihnen so schnell wie möglich antworten.

🔗Mit alternativer Kontaktperson

Ich bin derzeit nicht im Büro und werde am [Datum] zurückkehren. Während dieser Zeit werde ich meinen Posteingang nicht prüfen.

Falls Ihr Anliegen keinen Aufschub duldet, wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer].

🔗Mit eingeschränktem Zugriff auf E-Mails

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht im Büro und werde am [Datum] zurückkehren. Da ich nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails habe, kann sich meine Antwort verzögern.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name oder Team] unter [Kontaktdaten].

🔗Persönlicher

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht im Büro und ab dem [Datum] wieder erreichbar. Ich werde meine E-Mails nicht regelmäßig prüfen, mich aber nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

🔗Für unterschiedliche Projekte oder Zuständigkeiten

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro und werde am [Datum] zurückkehren.

Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an:

• [Name] für [Projekt oder Thema]
• [Name] für [Projekt oder Thema]
• [Team oder Führungskraft] für Angelegenheiten, die keinen Aufschub dulden

Ihre E-Mail wurde [nicht weitergeleitet / an das zuständige Team weitergeleitet].

🔗Stellen Sie Ihre eigene Abwesenheitsnotiz zusammen

Für eine flexiblere Nachricht können Sie aus jedem relevanten Abschnitt einen passenden Satz auswählen und miteinander kombinieren.

Rückkehrdatum

• Ich werde am [Datum] zurückkehren.
• Ich bin voraussichtlich ab dem [Datum] wieder erreichbar.

Zugriff auf E-Mails

• Während meiner Abwesenheit werde ich meine E-Mails nicht prüfen.
• Ich habe nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails. Antworten können sich daher verzögern.
• Ich werde meine E-Mails gelegentlich prüfen, möglicherweise aber erst nach meiner Rückkehr antworten.

Umgang mit eingehenden Nachrichten

• Ihre Nachricht wurde nicht weitergeleitet.
• Ihre Nachricht wurde zur Bearbeitung an das zuständige Team weitergeleitet.

Alternative Kontaktperson

• Falls Ihr Anliegen keinen Aufschub duldet, wenden Sie sich bitte an [Name oder Team] unter [Kontaktdaten].
• Für Fragen zu [Projekt oder Thema] wenden Sie sich bitte an [Name] unter [Kontaktdaten].

Nehmen Sie nur Aussagen auf, die tatsächlich zutreffen. Geben Sie insbesondere nicht an, dass Nachrichten überwacht oder weitergeleitet werden, wenn die betreffende Person beziehungsweise das zuständige Team der Bearbeitung nicht zugestimmt hat.

🔗Technische Best Practices für Abwesenheitsnotizen

Exchange und Outlook unterstützen getrennte automatische Antworten für interne und externe Absender. Nutzen Sie diese Unterscheidung bewusst.

Eine interne Abwesenheitsnotiz kann betriebliche Angaben enthalten, beispielsweise Kontaktpersonen für bestimmte Projekte, Zuständigkeiten innerhalb des Teams, interne Telefonnummern oder Informationen darüber, wie mit eingehenden Nachrichten umgegangen wird.

Eine externe Abwesenheitsnotiz sollte in der Regel zurückhaltender formuliert sein und nur das Rückkehrdatum sowie jene Kontaktdaten enthalten, die Kunden, Partner oder Lieferanten tatsächlich benötigen.

Halten Sie die Formatierung einfach. Kurze Absätze und gewöhnliche Textlinks werden von unterschiedlichen E-Mail-Clients zuverlässiger dargestellt als komplexe Tabellen oder aufwendige Layouts. Es werden ausschließlich verlinkte Bilder unterstützt. Wenn Sie ein Bild verwenden, stellen Sie sicher, dass die Nachricht auch dann vollständig und verständlich bleibt, wenn das Bild blockiert wird oder nicht verfügbar ist. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden zu Bildformaten.

Testen Sie vor der Bereitstellung sowohl die interne als auch die externe Abwesenheitsnotiz. Überprüfen Sie dabei den Zeitraum und die Datumsangaben, die Kontaktdaten, sämtliche Links, die Formatierung und die jeweils vorgesehene Empfängergruppe.

Unternehmen, die Abwesenheitsnotizen zentral verwalten möchten, können mit Set-OutlookSignatures und dem Benefactor Circle Add-on getrennte interne und externe Abwesenheitstexte auf Basis von Word- oder HTML-Vorlagen bereitstellen.

🔗Bonuswissen: "little r" und "big R"

OOF ist nicht der einzige Ausdruck aus früheren E-Mail-Systemen, der bis heute verwendet wird. Langjährige Microsoft-Mitarbeitende bezeichnen "Antworten" mitunter als "little r" und "Allen antworten" als "big R":

• Strg+R: Antworten
• Strg+Umschalt+R: Allen antworten

Genau wie OOF haben diese Bezeichnungen die ursprünglichen E-Mail-Systeme überdauert.

🔗Set-OutlookSignatures zentralisiert E-Mail-Signaturen und Abwesenheitsnotizen auf allen Outlook-Plattformen

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