2026-02-17
Viele Unternehmen setzen Cloud-Signaturtools ein. Doch wissen Sie wirklich, wohin Ihre Daten dabei wandern?
Signaturen können üblicherweise nicht in Echtzeit erstellt werden, sie werden daher im Regelfall vorberechnet und stehen anschließend verzögerungsfrei zur Verfügung.
Bei nahezu allen cloudbasierten Signaturlösungen findet diese Vorberechnung auf den Systemen des Signaturanbieters statt. Dafür kopieren die Tools in Intervallen von 15–20 Minuten große Teile Ihrer Entra‑ID-Daten: Benutzerinformationen, Gruppenmitgliedschaften und vieles mehr. Diese Übertragung folgt dabei selten dem "Need‑to‑Know"-Prinzip.
Auch die eigentliche Anbringung der Signatur erfolgt häufig in der Cloud des Anbieters. Viele übersehen, was diese Komfortfunktion bedeutet: Ihre internen und externen E-Mails werden dazu an den Signaturanbieter umgeleitet.
Jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, ob diese Datenübermittlungen gewünscht sind und ob sie mit den eigenen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben vereinbar sind.
🔗Ein anderer Ansatz: Signaturverwaltung ohne Datenabfluss
Set-OutlookSignatures verfolgt einen fundamental anderen Ansatz, der der selbst strengste Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben erfüllt.
Alle Daten bleiben ausnahmslos innerhalb ihrer bereits bestehenden Umgebung und werden ausschließlich auf Ihren eigenen Systemen verarbeitet.
- Kein Abfluss von Entra-ID Daten.
- Keine Umleitung von E-Mails.
- Kein "phone home".
- Immer im Rahmen Ihrer bestehenden Governance- und Sicherheitsrichtlinien.
Der initiale Aufwand ist nur geringfügig höher, dafür profitieren Sie sofort von maximalem Datenschutz, vollständiger Funktionsabdeckung und niedrigeren Kosten.
🔗Warum folgen andere Lösungen diesem Prinzip nicht?
Wir alle schätzen bequeme Lösungen. Signaturanbieter entlasten Administratoren und Nutzer, und im Gegenzug profitieren sie von den eingesparten internen Aufwänden ihrer Kundschaft.
Diese Bequemlichkeit kostet mehr, als den Meisten bewusst ist:
- Vorberechnung der Signaturen, dafür Leserechte auf Ihr gesamtes Entra ID/Active Directory.
- Abdeckung aller E-Mail-Clients, dafür Umleitung aller internen und externen E-Mails an Ihren Signatur-Anbieter.
- Entra ID-Apps und Outlook-Add-Ins nicht selber verwalten, dafür Adminstratoren-Rechte vergeben.
Doch all diese Aufgaben lassen sich schnell und einfach intern erledigen, und die notwendige Rechenleistung ist mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits vorhanden. Vor allem aber ist es nicht erforderlich, einem weiteren Drittanbieter weitreichenden Zugriff auf interne Unternehmensdaten zu gewähren oder diese aktiv in dessen Rechenzentren zu übertragen.
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