2025-11-12
Das ist eine dieser Eigenheiten, die einen stutzig machen: Warum sagen wir OOF statt OOO?
Blicken wir zurück in die 1980er Jahre. Damals war Microsoft Xenix das führende Unix-Betriebssystem - ja, wirklich! - und Microsoft selbst betrieb darauf sein eigenes E-Mail-System. Dieses System verfügte über eine Funktion, mit der andere benachrichtigt wurden, wenn jemand nicht verfügbar war, gekennzeichnet als "Out Of Facility" (OOF).
Im Laufe der Zeit entwickelte sich "Out Of Facility" zu "Out Of Office", aber die Abkürzung OOF blieb bestehen.
Warum? Wahrscheinlich, weil es leichter auszusprechen ist als "OOO".
🔗Wie „Abwesenheitsnotizen“ heute tatsächlich genutzt werden
Abwesenheitsnotizen sind oft das Erste, was andere sehen, wenn Sie nicht erreichbar sind, weshalb sie wichtiger sind, als vielen bewusst ist.
Eine klare und professionelle Abwesenheitsnotiz hilft dabei:
-
Erwartungen zu setzen
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unnötige Nachfragen zu vermeiden
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auch während Ihrer Abwesenheit ein professionelles Image zu wahren
🔗Kurze Beispiele für professionelle Abwesenheitsnotizen
Hier sind ein paar einfache Vorlagen, die Sie verwenden können:
Einfach und klar
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht im Büro und werde am [Datum] zurückkehren. Ich werde so schnell wie möglich nach meiner Rückkehr antworten.
Mit alternativem Kontakt
Ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro. Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name des Kollegen] unter [E-Mail].
Persönlicherer Ton
Ich bin derzeit nicht im Büro und mache eine kurze Pause. Ich bin am [Datum] wieder zurück. Vielen Dank für Ihre Geduld!
Flexible All-in-One-Vorlage (mit auswählbaren Kontrollkästchen)
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro.
Ich werde voraussichtlich ab dem [TT. MMMM] wieder im Büro sein und Ihnen dann so schnell wie möglich antworten.
Grund der Abwesenheit:
- [ ] Ich befinde mich im Jahresurlaub.
- [ ] Ich bin geschäftlich unterwegs / nehme an einer Konferenz teil.
- [ ] Ich bin außerhalb des Büros und habe nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.
- [ ] Ich bin derzeit aus persönlichen/medizinischen Gründen nicht erreichbar.
E-Mail-Umgang während meiner Abwesenheit:
- [ ] Kein Zugriff: Ich werde meine E-Mails bis zu meiner Rückkehr nicht lesen.
- [ ] Eingeschränkter Zugriff: Ich lese meine E-Mails nur unregelmäßig, Antworten werden sich daher verzögern.
- [ ] Keine Weiterleitung: Ihre E-Mail wurde nicht weitergeleitet. Ich antworte Ihnen, sobald ich zurück bin.
- [ ] Automatisch weitergeleitet: Ihre E-Mail wurde zur Bearbeitung automatisch an mein Team weitergeleitet.
Vertretung & dringende Angelegenheiten
Falls Ihr Anliegen absolut keinen Aufschub duldet, wenden Sie sich bitte an das Sekretariat ([E-Mail Sekretariat]) oder an meine Führungskraft [Name Führungskraft] ([E-Mail Führungskraft], [Telefonnummer Führungskraft]).
Für spezifische projekt- oder themenbezogene Anfragen wenden Sie sich bitte an die entsprechende Kontaktperson unten:
- Für [Thema A / Projekt X]: Bitte kontaktieren Sie [Name] unter [E-Mail/Telefon]
- Für [Thema B / Projekt Y]: Bitte kontaktieren Sie [Name] unter [E-Mail/Telefon]
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
🔗Technische Best Practices für Ihre Abwesenheitsnotiz in Exchange & Outlook
Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten, sollten Sie ein paar technische Besonderheiten von Microsoft Exchange und Outlook beachten:
- Interne vs. externe Empfänger: Exchange ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für interne Kollegen und externe Absender zu definieren. Nutzen Sie dies, um intern spezifischere Details zu teilen und extern formeller zu bleiben.
- Volle Formatierung mit Einschränkungen: Sie können Abwesenheitsnotizen genau wie Ihre E-Mail-Signaturen frei formatieren. Beachten Sie dabei jedoch zwei Fallstricke:
- Tabellen: Das klassische Outlook für Windows neigt dazu, Tabellenlayouts in Abwesenheitsnotizen zu zerschießen. In Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows werden sie hingegen korrekt dargestellt.
- Bilder: Bilder können nur verwendet werden, wenn sie über eine im Web gehostete URL verlinkt sind. Lesen Sie unseren Beitrag zu Bildformaten für mehr Details zur Bildformatkompatibilität und den potenziellen Problemen, die verlinkte Bilddateien verursachen können.
- Automatisierte Bereitstellung: Mit Set-OutlookSignatures und dem Benefactor Circle Add-on können Sie interne und externe Abwesenheitstexte ganz einfach auf Basis von Word- oder HTML-Vorlagen unternehmensweit verteilen.
🔗Bonus-Trivia: Haben Sie jemals jemanden "Little 'r' me" sagen hören?
Im deutschsprachigen Raum gibt es dafür kein Gegenstück, im Englischen ist es üblich. Es handelt sich dabei um eine Anspielung auf die Tastaturkürzel in Outlook, die wiederum von den schon angesprochenen Unix-Mailsystem übernommen wurden:
- Strg+R (kleines r) = Antworten
- Strg+Umschalt+R (großes R) = Allen antworten
🔗Machen Sie jeden kleinen E-Mail-Moment zu einem professionellen Vorteil
E-Mail-Signaturen und Abwesenheitsnotizen mögen unbedeutend erscheinen, aber stellen Sie sich vor, wie oft sie gesehen werden.
Wir helfen Unternehmen, diese Kontaktpunkte für alle Benutzer zentral zu verwalten und zu standardisieren — einheitliches Outlook-Branding überall, ohne Datenabfluss nach außen. Kein manueller Aufwand, keine Inkonsistenzen, keine Daten verlassen Ihr Unternehmen. Mit Set-OutlookSignatures wird jede E-Mail zu einem konsistenten, sicheren und vollständig kontrollierten Markenerlebnis.
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